Jak przygotować telekonferencje i na czym ona polega? - Spikon

Jak przygotować telekonferencje i na czym ona polega?

Co znajdziesz w tym artykule:

Telekonferencje, choć w świecie biznesu praktykowane od dawna, w ostatnich kilku miesiącach dodatkowo zyskały na popularności. Niewątpliwie przyczyniła się do tego konieczność wdrożenia pracy zdalnej na szerszą skalę i chęć zadbania o efektywną komunikację z pracownikami oraz partnerami handlowymi w dobie utrudnionych spotkań. Taka usługa pozwala swobodnie rozmawiać kilku osobom w tym samym czasie. Co warto wiedzieć o jej funkcjonalnościach?

Telekonferencja – co to jest?

Czym właściwie jest telekonferencja? To usługa, która pozwala na prowadzenie rozmowy telefonicznej przez wiele osób jednocześnie. Stanowi jedną z wielu metod komunikowania, przydatną, gdy rozmówcy znajdują się w odległych od siebie lokalizacjach. Wystarczy, że każda z zainteresowanych osób podłączy się do wspólnej konwersacji – na przykład za pośrednictwem platformy Spikon, o której więcej przeczytać można na: https://spikon.pl/oferta/cennik-uslug/telekonferencja/

Kiedy konferencje głosowe stają się przydatne? Okoliczności może być wiele. To nie tylko tymczasowo wdrażana praca zdalna, ale także wyjazdy służbowe na sympozja, szkolenia lub targi albo regularne działanie w zespole rozproszonym w różnych częściach kraju lub nawet świata. Jeśli należy szybko opracować strategię lub przedyskutować istotną kwestię, potrzebę tę zaspokoi grupowe połączenie.

Jak przygotować się do telekonferencji?

Bez względu na to, czy jesteś organizatorem czy tylko uczestnikiem tego szczególnego spotkania, telekonferencja wymaga przygotowań. Na co warto zwrócić uwagę przede wszystkim?

W każdym przypadku sprawdź, czy sprzęt, który zamierzasz wykorzystać ma naładowaną baterię lub jest podłączony do zasilania. Nie zrobisz dobrego wrażenia na kontrahentach i współpracownikach, kiedy nagle znikniesz. Zorganizuj także przestrzeń wokół siebie: swoistą anegdotą krążącą w sieci stał się już sąsiad wiercący dziury w ścianie akurat w trakcie ważnej rozmowy biznesowej. Spróbuj – w miarę możliwości – odizolować się do hałasów codzienności, aby zapewnić jakość dźwięku wszystkim uczestnikom. Hotelowy pokój czy domowy gabinet z pewnością stanowi lepszy pomysł niż gwarna restauracja, także ze względu na poufność, z którą często wiążą się telekonferencje.
Jeśli wiesz, że telekonferencja potrwa dłużej, zaopatrz się w zestaw słuchawkowy. Zdecydowanie wpływa on na komfort prowadzonej rozmowy i ułatwia przeglądanie dokumentów lub notowanie istotnych informacji.

Telekonferencja – dobre praktyki organizacyjne

Jeżeli jesteś osobą przygotowującą konferencje głosowe, zwróć uwagę na kilka istotnych aspektów. Warto rozpocząć od podstawy, czyli skutecznego przekazania informacji na temat czasu rozmowy i metody podłączenia się do usługi. Spikon zapewnia możliwość wygodnego wysyłania zaproszeń do wybranych osób z poziomu panelu zarządzania. Każdorazowo możesz zadecydować, czy telekonferencja będzie miała charakter prywatny czy publiczny.

Zadbaj także o kwestie merytoryczne. Nakreśl temat i plan spotkania. Dobrze widziane jest powitanie. Bardzo ciekawą funkcjonalność w tym kontekście stanowi odczytanie liczby uczestników i wymóg przedstawienia się w momencie podłączania. Później takie nagranie zostaje odtworzone, co pozwala rozmówcom zyskać świadomość na temat innych obecnych osób i eliminuje konieczność sprawdzania listy obecności lub wyczytywania nazwisk przez moderującego dyskusję.

Osobną kwestię stanowi umiejętność wpływania na przebieg spotkania. Warto, by koordynujący telekonferencje, aktywizował milczących uczestników, jednocześnie radząc sobie ze zbyt gorącymi dyskutantami. Zakończenie warto poświęcić na podsumowanie najważniejszych punktów rozmowy.

Na co zwrócić uwagę, wybierając usługę telekonferencji?

Telekonferencja odgrywa ważną rolę w codziennej komunikacji biznesowej, dlatego warto zadbać o jej wysoką jakość. Istotne jest również bezpieczeństwo – wszak w trakcie takich rozmów często przekazywane są kluczowe dla rozwoju firmy informacje, na przykład dotyczące strategii promocyjnej czy działań handlowych. Warto zatem wybierać rozwiązania, które taką poufność gwarantują.

Telekonferencje Spikon obwarowane są wymogiem podania kodu PIN podczas dołączania do rozmowy. Profesjonalne komunikaty ułatwiają zarządzanie logowaniem, informując uczestników o konieczności wprowadzenia ciągu liczbowego. Procedura od samego początku, czyli od przekazania zaproszeń aż po konieczność przedstawienia się, ma na celu zachowanie maksymalnej prywatności.

Jak widać, telekonferencja zorganizowana w sposób przemyślany stanowi odpowiedź na współczesne potrzeby biznesowe, a jednocześnie sprzyja usprawnieniu komunikacji. To działanie, które odgrywa istotną rolę nie tylko w przypadku firm o międzynarodowym charakterze.

spikon logo

silne zaplecze technologiczne i merytoryczne

Spikon to platforma zbudowana przez polskich specjalistów z dziedzin telekomunikacji cyfrowej, programowania, baz danych, sieci i zabezpieczeń. Spikon to gwarancja jakości i dostępności.

  • Spikon Sp. z o.o.

  • NIP: 5862286356

  • Regon: 221986932

  • KRS: 0000485395

  • UKE: 10784

  • Telefon: +48 588 808 888

  • Mail: kontakt@spikon.pl

Menu IVR pozwala na interaktywne kierowanie połączeń, dając Klientowi możliwość przejścia do pożądanej opcji poprzez wybranie odpowiedniego klawisza numerycznego oraz odtwarzając przy tym odpowiednie komunikaty głosowe.

Jest to usługa pozwalająca zarządzać połączeniami przychodzącymi, odbieranymi przez dowolną ilość konsultantów?

Tak naprawdę wszystko czego potrzebujemy. CRM można dostosować pod każdego rodzaju działalność od transportu po system rejestracji pacjenta.

spikon logo

silne zaplecze technologiczne i merytoryczne

Spikon to platforma zbudowana przez polskich specjalistów z dziedzin telekomunikacji cyfrowej, programowania, baz danych, sieci i zabezpieczeń. Spikon to gwarancja jakości i dostępności.

  • Spikon Sp. z o.o.

  • NIP: 5862286356

  • Regon: 221986932

  • KRS: 0000485395

  • UKE: 10784

  • Telefon: +48 588 808 888

  • Mail: hello@spikon.pl

Menu IVR pozwala na interaktywne kierowanie połączeń, dając Klientowi możliwość przejścia do pożądanej opcji poprzez wybranie odpowiedniego klawisza numerycznego oraz odtwarzając przy tym odpowiednie komunikaty głosowe.

Jest to usługa pozwalająca zarządzać połączeniami przychodzącymi, odbieranymi przez dowolną ilość konsultantów?

Tak naprawdę wszystko czego potrzebujemy. CRM można dostosować pod każdego rodzaju działalność od transportu po system rejestracji pacjenta.

© 2021 Spikon. Wszelkie prawa zastrzeżone. Zaprojektowane przez: SIGMA

Przewiń do góry Skip to content